Penggunaan Internet untuk Komunikasi (E-mail)
E-mail (Electronoc Mail) merupakan salah satu fasilitas tertua dalam penggunaan Internet.
Terdapat dua jenis layanan e-mail, yaitu sebgai berikut.
a.E-mail yang berbasis web
Pada e-mail jenis ini, seluruh aktivitas mengirim atau menerima e-mail dilakukan melalui sebuah situs yang disebut dengan web mail. Setiap kali akan menggunakan e-mail, pengguna harus terhubung lebih dahulu dengan Internet. Beberapa web mail penyedia layanan Internet gratis sudah banyak tersedia di Internet, misalnya TelkomNet Mail, Yahoo Mail, Hotmail.
b.E-mail yang berbasis client
Dibutuhkan sebuah perangkat lunak apabila akan menggunakan e-mail pada e-mail jenis ini, misalnya Eudora atau Microsoft Outlook. Fasilitas yang disediakan perangkat lunak tersebut, antara lain fasilitas untuk menulis dan mengolah e-mail tanpa harus terhubung dengan Internet.
2.Fungsi E-mail sebagai Alat Komunikasi
Pesan yang terdapat pada e-mail dibuat dengan pengolah kata yang menghasilkan suatu dokumen dan kemudian dikirimkan secara elektronik dengan menggunakan computer.Penggunaan e-mail memungkinkan data dikirim secara elektronik sehingga sampai di tujuan dengan sangat cepat. Kamu dapat mengirim file berupa program, gambar, grafik, dan file lainnya.Terdapat banyak cara untuk mendapatkan e-mail, diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Melalui penyedia e-mail gratis
2. Undangan dari teman
3. Dari Internet Service Provider (ISP)
4. Dari perusahaan
5. Memesan sendiri
B. Mendeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di Kantor Pos (Fisik) yang Memiliki Identitas dan Kunci dengan Mailbox E-mail (Logik) yang memiliki User ID dan Password
Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang sudah lama kita kenal. Mengirim surat dengan menggunakan metode konvensional, selain memerlukan kertas dan perangko, proses pengiriman juga memerlukan waktu yang relative lama, yaitu mulai dari kamu menulis surat, mengirim surat yang tela kamu tulis ke kantor pos yang terdekat dari rumahmu dengan menyertakan alamat yang dituju.Pengiriman surat dengan menggunakan media konvensional akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan isinya tidak aharus selalu diklarifikasi.E-mail sangat mudah digunakan. Pengguna cukup mengetikkan teks melalui keyboard untuk menggunakan e-mail dan dalam hitungan detik setelah dikirimkan, surat tersebut akan sampai ke alamat tujuan meskipun jarak antarapengirim dan penerima mencapai ribuan kilometer. PengguanaPengguna e-mail memiliki sebuah kotak surat yang disebut dengan mailbox yang tersimpan dalam mailserver. Mailbox memiliki sebuah alamat sebagai pengenal agar dapat berhubungan dengan mailbox lainnya, baik dalam dan penerimaan pesan.
C.Menggunkan Alamat Tujuan dan Subjek untuk Membuat E-mail
Hal yang harus diketahui sebelum mengirim e-mail ke seseorang adalah alamat e-mail dari orang tersebut. Jika kamu tidak mempunyai alamat e-mail maka proses pengiriman e-mail tidak akan pernah terjadi.Terdapat banyak penyedia e-mail, antara lain sebagai berikut. Yahoo, beralamat di mail.yahoo.com• Gmail, beralamat di mail.gmail.com• Hotmail, beralamat di www.hotmail.com• Plasa, berlayanan di www.plasa.com.Penyedia layanan e-mail tersebut pada umumnya mensyaratkan pengguna untuk melakukan registrasi terlebih dahulu. Registrasi ini akan mengumpulkan data-data pengguna, antara lain nama yang digunakan pada saat login (User ID), password, data diri pengguna (user), serta informasi lain yang dibutuhkan.Nama login atau alamat e-mail pada umumnya terdiri atas dua bagian utama, yaitu nama mailbox dan nama computer di mana mailbox tersebut berada.Format penulisan alamat e-mail dapat dituliskan sebagai berikut : namamailbox@namamailserver.Beberapa pengguna e-mail dapat membentuk kelompok yang diwakili oleh sebuah alamat e-mail. Kelompok semacam ini disebut dengan milis (mailing list). Tujuan dibuatnya sebuah milis adalah atas dasar kesamaan minat atau kepentingan dan biasanya dimanfaatkan
D.Melakukan Attachment File dalam E-mail
Melakukan Attachment File dalam E-mail
Cara yang digunakan untuk mengirim pesan adalah sebagai berikut:
1.Langkah 1 dan langkah 2 sama dengan cara menggunakan e-mail .
2.Klik ikom Compose
3.Selanjutnya, akan muncul Halaman Compose
4.Pada kotak To, ketikkan alamat e-mail penerima dan pada kotak Subject ketikkan dengan perihal atau judul dari e-mail yang akan kamu kirimkan.
5.Pada kota Cc, isikan alamat tujuan lain yang mendapatkan tembusan e-mail.
6.Pada kotak Bcc, isi dengan alamat tujuan lain yang mendapat tembusan e-mail, tetapi alamat ini tidak akan ditampilkan di sisi penerima.
7.Selanjutnya ketik e-mail yang ingin kamu kirimkan pada kota editor.
8.Klik tombol send untuk mengirimkan e-mail
9.Selanjutnya, akan muncul halaman konfirmasi pengiriman e-mail kamu
10.Klik Back to Inbox untuk kembali ke kotak surat
E.Melakukan Download Attachment dan Memindahkan pada Media Lain
Langkah untuk membuka atau menyimpan email ;
-. Buka email yang mengandung file attachment. Email yang mengandung Attachment ditandai dengan icon attachment
-.Selanjutnya akan ditampilkan halaman email yang anda terima.Di bagian bawah email terliahat file attachment.
- Klik nama file attachment pada kotak subject email untuk membuka atau menyimapan (mendownload) file lampiran
-Klik scan and download attachment, kemudian akan tampil kotak konfirmasi pengecekkan file attach terhadap virus.
- Klik download attachment jika file yang anda scan bebas dari virus
-Selanjutnya, akan muncul kotak dialog untuk mendownload file. Pada kotak dialog tersebut terdapat beberapa pilihan, yaitu :
a. Open, jika anda hanya ingin membuka file attachment
b. Save, jika anda ingin menyimpan (mendownload) file attachment
c. Cancel, jika anda ingin membatalkan atau menutup kotak dialog file download
d. More Info, jika ingin mengetahui informasi lebih lanjut mengenai poses download.
-. Misalnya, anda ingin menyimpan file attachment. Klik tombol Save, kemudian akan ditampilkan kotak dialog Save As.
-Tentukan direktori atau folder penyimpanan data pada kotak Save In.
-Ketika nama file pada kotak File Name, jika anda ingin mengubah nama file attachment.
-Klik tombol Save, kemudian akan ditampilkan kotak dialog proses download file jika proses download sudah selesai dan lengkap maka akan muncul kotak dialog download complete.
-Klik tombol Open untuk membuka file hasil download atau close untuk menutup file jika proses download telah selesai
F.Kode Etik Penggunaan E-mail
1.Jangangunakan e-mail untuk informasi yang kompleks ataupun masalah yang membutuhkan pemecahan dari beberapa orang. Dalam hal ini e-mail bukanlah altternatif terbaik dalam proses pengambilan keputusan yang cepat.
2.Jangan gunakan e-mail untuk hal-hal yang bersifat sangat pribadi atau subyektif karena kemungkinan kesalah-pahaman dapat sangat terjadi.
3.Jangan gunakan e-mail bila hal ini akan mengurangi kesempatan anda bertatap-muka dengan seseorang E-mail tidak akan pernah dapat menggantikan manfaat yang lebih besar dari komunikasi tatap-muka.
4.E-mail dapat digunakan sebagai salah satu variasi dalam memberikan motivasi kerja ke rekan lain berupa pujian, ucapan terima-kasih dsb.
Sebelum mengirimkan suatu pesan e-mail, pertimbangkanlah apakah pesan tersebut layak/pantas diterima si penerima. Isi e-mail tertentu dapat membuat si penerima salah paham dan menimbulkan rasa marah. Bila anda menerima e-mail seperti itu, segeralah jawab kepada si pengirim untuk tidak mengirimkannya e-mail sejenis itu lagi.
5.Abaikan segala jenis e-mail yang bersifat "surat berantai" atau HOAX (ancaman yang tidak benar mengenai virus komputer). Hal ini hanya akan membuang waktu dan menurunkan produktifitas kerja anda.
6.Segeralah jawab e-mail yang membutuhkan jawaban anda. Bila anda belum mempunyai jawabannya, kirimkanlah pesan bahwa anda akan menjawabnya pada waktu atau tanggal tertentu.
7.Sesuaikan bahasa e-mail anda dengan kepada siapa saja e-mail itu anda tujukan. Ingatlah bahwa dengan e-mail anda dapat berkomunikasi langsung dengan berbagai pihak/posisi dalam suatu perusahaan.
8.Hati-hatilah, e-mail dapat menjadi alat penyebar virus yang cepat bila terlampir program-program komputer yang tidak ter"scan" dengan baik.
9.Hapuslah pesan "reply" yang tidak perlu
10.Hindari kesalahaan ejaan ataupun tata bahasa
Tidak ada komentar:
Posting Komentar